São cuidados com a segurança no período de férias, dissídio dos funcionários, 13º salário, gratificações de natal, impostos, previsão orçamentária para o ano seguinte e muitos outros pontos que chegam ao mesmo tempo.

Para lhe ajudar a organizar a administração do seu condomínio no final do ano, o SíndicoNet preparou uma matéria especial sobre as obrigações, cuidados e pontos administrativos que não podem ser esquecidos.

Planejamento

• Organize-se para o fim do ano! Essa é a dica essencial dos especialistas. Um condomínio preparado para todas as exceções do final do ano não passa por problemas que podem gerar confusão e muita dor de cabeça.
• Para evitar a inadimplência causada pelas viagens de final de ano, entregue com antecedência a cota condominial de janeiro. Assim, o condomínio não corre o risco de ficar no prejuízo por conta da ausência de seus moradores.
• Convocar uma assembleia para definir o orçamento do próximo ano (previsão orçamentária) é fundamental para que os moradores tenham conhecimento dos planos administrativos do condomínio.
• O último trimestre do ano é marcado por um aumento médio de 15% nos custos condominiais por conta de gastos da época. O ideal, para não pesar no orçamento dos condôminos, é prever esses gastos no orçamento do ano e dividi-los em 12 meses junto com a cota condominial.

Segurança

• O final do ano é marcado pelo esvaziamento do condomínio por causa das férias. Condôminos viajam e nem todos se preocupam com medidas de segurança para o período. Cabe à administração do condomínio alertá-los e orientá-los sobre o assunto.
• Funcionários também devem estar alertas. Os ladrões sabem que esse é um momento propício para ações nos condomínios. Cursos de segurança são sempre bem vindos, mas orientações e lembretes sobre normas e segurança são essenciais.
• Veja: – Cartaz para Moradores sobre Segurança no período e Férias – Cartaz para Funcionários sobre Segurança

Caixinhas de final de ano e abonos

• Assim como os outros gastos que são típicos do fim de ano, as caixinhas e abonos para funcionários e prestadores de serviços devem estar previstas no orçamento anual do condomínio. Coloque esse item na lista de despesas e dilua-o em 12 vezes.
• Caso o seu condomínio não tenha feito essa previsão, o ideal é reunir os moradores em assembleia e fixar um valor ou uma margem do que pode ser oferecido. As administradoras indicam que o dinheiro seja repassado ao condomínio que cuidará da distribuição. Dessa maneira, evita-se constrangimentos caso algum morador opte por não participar.
• Alguns condomínios optam apenas por deixar um livro (“o livro de ouro”) na portaria para registro da caixinha dada por cada morador aos funcionários e/ou prestadores de serviços. Apesar de ser muito comum, tal prática não é recomendada por especialistas por ser algo impositivo e discriminatório.
• Vale ressaltar que o condomínio não é obrigado a oferecer uma gratificação nem os condôminos a dar a famosa “caixinha”. Portanto, cabe à assembleia ou ao morador decidir se haverá essa despesa e não aos funcionários.

Decoração

• Segundo especialistas, decoração de Natal boa é decoração reutilizável e adaptável. Procure ajuda entre os moradores do condomínio – você pode encontrar arquitetos com ideias boas e baratas, donos de lojas que podem oferecer bons descontos ou até moradores dispostos a ajudar.
• Pesquise muito e aprove o orçamento em assembleia. Na hora da compra, priorize o que poderá ser utilizado nos próximos anos.
• Como a decoração envolve o gosto pessoal de quem a escolheu, sempre existirão desavenças e insatisfeitos, por isso, oficialize sempre as decisões em assembleia, assim, somente poderão contestar os que votarão e participarão dos processos.
• Saiba mais: Veja aqui os cuidados necessários e dicas para decorar o condomínio no natal e festas de fim de ano

Funcionários

• Se seus funcionários são próprios, organize junto à sua Administradora um esquema de plantão no Natal e no Ano Novo. Caso não possua administradora, organize o plantão, verifique quais estarão de férias, oficialize a decisão com assinatura de todos e exponha a tabela para funcionários e moradores.
• Se for utilizar folguistas ou terceiros durante esse período comunique aos moradores e funcionários e somente busque esses profissionais em agências especializadas para garantir a segurança no período.
• O pagamento do 13º salário dos funcionários, assim como a compra de Cestas de Natal ou de qualquer outro benefício extra, deve estar previsto no orçamento do ano e, de preferência, parcelado em 12 vezes nas cotas pagas durante o ano.
• Se os seus funcionários são terceirizados, consulte sua tercerizadora sobre questões relacionadas ao 13o, gratificações, cestas natalinas, etc.
• Cestas de Natal e outros benefícios que possam ser incluídos nas contas do fim de ano devem estar justificados aos moradores no boleto de cobrança da taxa condominial. O ideal é aprovar esse custo em assembleia tendo o síndico ou administradora opções de orçamento.

13º salário

• Funcionários próprios do condomínio devem receber o 13º salário de acordo com as determinações da CLT.
• Trabalhadores terceirizados não recebem 13º salário do condomínio onde trabalham, já que as obrigações trabalhistas cabem à empresa que terceiriza essa mão-de-obra. No entanto, é usual que esses funcionários recebam, por exemplo, Cestas de Natal do condomínio.
• Administradoras e escritórios de contabilidade podem cobrar um “13º salário” em forma de uma duplicação da mensalidade já paga pelo condomínio ou de algum abono no valor mensal. Isso deve ser combinado no momento da contratação dos serviços para que o condomínio não seja pego de surpresa e sem verba. Caso a administradora e/ou o escritório de contabilidade não cobre esse valor a mais no final do ano, o condomínio pode, por vontade dos moradores e da administração, oferecer um abono à empresa prestadora do serviço. Essa gratificação deve ser discutida e aprovada em assembleia.
• Síndicos podem receber o 13º salário desde que ele conste na Convenção do condomínio, onde está descrita a  forma de pagamento do síndico. Se lá constar que o síndico recebe doze salários por ano, o 13º não é legal. No entanto, se o condomínio desejar gratificar o síndico, é possível somente com aprovação do gasto em assembleia. Caso os condôminos queiram, por outro lado, excluir o benefício do 13º salário do síndico, devem alterar a Convenção e, para isso, convocar uma assembleia com presenças suficientes segundo as normas para essas adaptações.

Fundo de reserva

É comum que os condomínios não incluam na previsão orçamentária – e, consequentemente, não diluam nas mensalidades do ano – os gatos desse período. Por isso, muitos síndicos ao verem o orçamento apertado, logo pensam em utilizar o fundo de reserva. Entretanto, este fundo deve ser usado para atender a necessidades orçamentárias, somente para emergências que envolvam a manutenção e conservação do condomínio, e desde que aprovado em Assembleia Geral Extraordinária específica.

Além disso, o fundo de reserva é uma despesa extraordinária, de responsabilidade dos proprietários (e não dos inquilinos).

Portanto, se for usado para cobrir despesas ordinárias imprevistas, deve ser reposto pelos inquilinos e proprietários residentes.

Impostos

• Março é o mês para declarar a DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) dos funcionários e de todos os fornecedores que prestaram serviços ao condomínio ao longo do ano e a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), que realiza o controle dos registros do FGTS de funcionários e da arrecadação e concessão de benefícios previdenciários, além da identificação dos trabalhadores com direito ao PIS.
• Aproveite o final do ano para reunir os documentos e guias necessários. Começar cedo esse trabalho difícil e minucioso é importante para garantir que nada de errado em cima da hora de entregar suas declarações.
• Quando for fechar o ano do condomínio aproveite para iniciar um controle das despesas que se estenderão para o próximo.

Certificação digital

Desde 2013 só é possível acessar o canal “Conectividade Social é necessário dispor de certificação digital para o condomínio. A medida vale para qualquer empregador.

A obrigação é válida para todos os condomínios no Brasil , com ou sem funcionários. Quem não se adequar às normas da Caixa Econômica Federal terá seu envio de dados sobre INSS e FGTS prejudicado. Dessa forma, haverá problemas de responsabilidade civil para o síndico do condomínio.

Que tal planejar, além de realizações pessoais, ações para o condomínio em 2019? Veja algumas ideias que separamos para você colocar em prática no novo ano.

1. Evitar o desperdício de água

Não é só pela questão financeira, mas pela proteção do meio-ambiente.

Cada vez mais, vemos notícias sobre a falta de água em diversos estados brasileiros, e os condomínios podem (e devem) promover ações para o uso consciente deste bem tão precioso.

O síndico pode promover campanhas de conscientização, por exemplo.

2. Dar novos usos à água

Outra maneira de não desperdiçar a água é reutiliza-la. Muitos condomínios tem apostado em sistemas de captação e reúso de água.

3. Manter a caixa d’água do condomínio em dia

Além do vazamento promover desperdício de água, ele pode acarretar em danos à estrutura da caixa d’água – por isso é tão importante manter a impermeabilização em dia.

O síndico deve estar atento, ainda, à limpeza correta da caixa d’água, para garantir uma água segura para o consumo de todos os moradores.

4. Fazer investimentos que valorizem o condomínio

O síndico é também responsável por manter o condomínio e promover ações que o valorizem.

Essa valorização pode trazer benefícios a todos os moradores, facilitando vendas e locações.

5. Ter um bom cartão de visitas embelezando a fachada do condomínio

A fachada do prédio é seu cartão de visitas – e uma fachada bonita valoriza o imóvel. Além disso, cuidar da fachada é também uma questão de segurança.

6. Planejar, planejar e planejar

Tudo corre melhor com planejamento, e no condomínio isso não é diferente. Especialmente se há alguma obra que precisa ser feita, quanto antes o planejamento começar, melhor.

7. Manutenção condominial merece cronograma próprio

As manutenções corretivas, por serem emergenciais, acabam custando bem mais caro. Vale muito mais a pena prever os custos com manutenção e evitar surpresas.

Assim, as despesas são provisionadas e o condomínio terá sempre os recursos necessários.

8. Revisar, periodicamente, da cisterna ao telhado

O síndico deve conhecer cada canto do condomínio. Revisando periodicamente as áreas comuns, você poderá verificar se está tudo em ordem, se as normas estão sendo seguidas, e se a estrutura do prédio está sendo mantida como deveria.

Não esqueça de contratar uma empresa especializada para as revisões mais específicas e que devem ser periódicas, como a revisão (com laudo) do para-raios do condomínio, que deve ser realizada a cada 6 meses.

Além disso, a depender da estrutura do condomínio, a lista deve ser maior. Se seu condomínio possui transformador de energia, por exemplo, ele também necessita de atenção.

9. Ficar atento aos detalhes

Diz o ditado que “o diabo está nos detalhes” – e é a eles que o síndico deve voltar a sua atenção.

Com a vistoria constante do condomínio, fica mais difícil ser surpreendido por um vazamento que já esteja afetando a estrutura da edificação, por exemplo.

10. Dar a atenção devida à impermeabilização predial

Um dos itens mais negligenciados nos condomínios é a impermeabilização predial.

No entanto, dados apontam que, em todo o país, o percentual de condomínios afetados por problemas de infiltração atinge 80%.

O cargo de síndico em condomínio é muito importante para o bom andamento da comunidade. É como se fosse o gerente de uma empresa que se dedica ao máximo, com todo seu potencial para obtenção de resultados sempre positivos.

Veja as dicas que preparamos para você ter sucesso como síndico:

15 dicas para se tornar um síndico de sucesso

1. Acompanhe as ações da administradora

Procure realizar pelo menos uma reunião ao mês com a administradora, para acertar os assuntos financeiros e acompanhar a gestão. É imprescindível para o bom trabalho de ambos que o contato seja frequente.

2. Divida as responsabilidades com o Conselho

Tente evitar o tanto quanto possível decisões pessoais.

Mantenha sempre o Conselho informado sobre as contas, aquisições e outras ações administrativas. Convoque-o sempre que necessário para ajudar em decisões importantes.

3. Atenção especial às assembleias

Faça sempre uma pauta objetiva, com os assuntos a serem tratados por ordem de importância.

Os assuntos menos relevantes, deixe para o final, e conduza o grupo para não perder tempo com temas que não estejam na pauta.

4. Cuide dos documentos

Aquisições de materiais ou pagamento a terceiros de serviços devem sempre serem pagos mediante nota fiscal. Observe a qualidade, as garantias e os documentos legais.

Assim, a administradora presta contas baseadas em dados concretos.

5. Esteja preparado para emergências com um Fundo de Reserva

Faça sempre um fundo de reserva que, como o próprio nome diz, serve para gastos imprevistos, como alguma bomba que queime, um telhado que apresente vazamento ou uma instalação de algum aparelho de segurança.

É muito importante esse fundo para não ter que fazer rateios extras para cobrir o caixa.

6. Não deixe tudo para novembro e dezembro

Procure dividir os gastos extras de final de ano, como o 13°, em parcelas rateadas durante o restante do ano para não onerar a folha de pagamento antes do Natal.

7. Crie regras sobre o acesso de terceiros ao condomínio

Um dos grandes problemas enfrentados nos condomínios é a entrada de estranhos.

Não permita a entrada de entregadores de flores, pizzas, correspondências e outros. Os moradores devem comparecer à portaria para o recebimento de encomendas.

8. Tome decisões baseadas nas Leis Condominiais

As decisões do síndico devem ser tomadas sempre para o bem de todos. Isso requer comprometimento, respeito, e colaboração, observando e fazendo com que todos cumpram as regras internas constantes do Regulamento Interno.

9. Áreas de lazer bem cuidadas aumentam o bem-estar dos moradores

Mantenha as áreas comuns sempre limpas e perfumadas. Lazer em uma área bem iluminada e ornamentada com flores sempre é mais gostoso, além de melhorar a qualidade de vida.

Um paisagista pode ajudar o síndico nessa empreitada.

10. Prepare a equipe para emergências

Tanto o síndico, quanto os funcionários (zeladores, porteiros, faxineiros, etc.) podem estar preparados para um atendimento de primeiros socorros, bastando para isso um treinamento especializado.

11. Foco na segurança é essencial

A proteção da área comum é item importante na segurança do condomínio. Certifique-se sempre do bom funcionamento de cercas elétricas e dos sensores de iluminação.

12. Comunique-se com os moradores constantemente

Não economize nos comunicados aos moradores. O objetivo é que eles também sempre observem as regras de segurança e se dirijam sempre ao zelador ou porteiro quando algo estranho for constatado.

13. Vistorie o condomínio com frequência

A permanente vistoria nas instalações e equipamentos deve fazer parte da rotina do síndico. Tanto nas instalações elétricas, quanto das hidráulicas devem estar sempre em ordem.

14. Um síndico de sucesso deve dar atenção aos detalhes

Atenção especial em apartamentos fechados, poços de elevadores, jardins, e outros lugares que possam acumular água.

15. Mantenha-se informado para economizar

Preste atenção e informe-se sobre tudo que possa resultar em economia para o condomínio.

Por exemplo, o sistema de captação de água de chuvas. Ela poderá ser usada na rega de jardins, lavagem de áreas comuns, descarga dos vasos sanitários, etc.